Como se gestiona o se administra el conocimiento

En la actualidad se habla mucho de gestión del conocimiento. A través de este artículo nos proponemos hacer llegar al lector las ideas básicas acerca del tema, los términos relacionados y la importancia que la gestión del conocimiento tiene para todo tipo de organizaciones.

La gestión del conocimiento (knowledge management en inglés) es un conjunto de procesos que dirigen el análisis, diseminación, utilización y traspaso de experiencias, información y conocimientos entre los miembros de una organización con el objetivo de crear valor.No es el flujo indiscriminado de la información, sino el proceso estructurado de depurar y añadir valor a la información para convertirla en conocimiento que beneficie a una organización determinada en términos de reducción de costos, menor tiempo para la toma de decisiones, mejores bienes y/o servicios, etc. Sin embargo, para lograr esta filosofía de trabajo organizacional, se hace imprescindible potenciar el elemento social y la comunicación humana (colaboración y trabajo en equipo) en la transferencia de los conocimientos. Dicho de otra manera, podemos afirmar que, la gestión del conocimiento está condicionada a la cultura y filosofía organizacionales.

Para profundizar sobre el concepto de conocimiento, relacionándolo con los significados de datos e información. Para ellos, conocimiento no es datos ni información, aunque se relaciona con ambos y a menudo la diferencia entre estos términos es una cuestión de grado, subrayando que no constituyen conceptos intercambiables:
a. Datos: Conjunto de hechos discretos y objetivos sobre acontecimientos. En el contexto de una organización, a menudo, los datos son descritos mejor como registros estructurados de transacciones. Los datos solo describen una parte de lo que sucedió; no incluyen opiniones ni interpretaciones, no indican qué es lo que hay que hacer. Sin embargo, son importantes porque constituyen la materia prima fundamental para crear la información.
b. Información: Un mensaje que, a diferencia de los datos, tiene significado y está organizado para algún propósito. Generalmente se encuentra en forma de documento o de una comunicación audible y visible. Al igual que cualquier mensaje tiene un emisor y un receptor; apunta a cambiar la manera en que el receptor percibe algo, a modificar su criterio y su conducta, por lo tanto, son datos significativos. La información se mueve en las organizaciones mediante redes formales e informales, siendo una red formal una infraestructura visible y definida: cables, casilleros, antenas satelitales, buzones electrónicos, los “portapliegos” de una organización tradicional, oficinas postales. Una red informal es menos formal y visible, es una red ad hoc como puede ser un grupo de empleados que se reúne a tomar desayuno todas las mañanas, los grupos virtuales de trabajo creados por un equipo de alumnos para una tarea específica, los blogs personales.
c. Conocimiento: Es una mezcla fluida de experiencia estructurada, valores, información contextual e internalización experta, que proporciona un marco para la evaluación e incorporación de nuevas experiencias e información. Se origina y se aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones, con frecuencia, no sólo queda arraigado en documentos o bases de datos, sino también en las rutinas, prácticas, procesos y normas institucionales. El conocimiento es transmitido mediante medios estructurados tales como libros y documentos, y mediante contactos persona a persona que van desde conversaciones hasta aprendizajes (como pueden ser las capacitaciones o los procesos de inducción a los nuevos trabajadores).